هر ساله مدیران شرکتها ، صنایع و سازمان های مختلف بر اساس نیازمندیهای خود اقدام به تعریف و پیاده سازی پروژه های گوناگونی در زمینه فناوری اطلاعات و ارتباطات می نمایند تا موجب بهبود عملکرد سازمان تحت نظارت خود گردد . علیرغم هزینه های فراوانی که در این زمینه متحمل می شوند ، متاسفانه در بسیاری از مواقع ، به دلایل مختلف پروژه به سر منزل مقصود نرسیده و موجب هدر رفتن سرمایه و زمان سازمانها می شود . با عنایت به ماهیت نو و تخصصی بودن فناوری اطلاعات و ارتباطات و نیاز به برون سپاری پروژه های آن ، فاز نیاز سنجی و تعیین اولویت ها از اهمیت ویژه ای برخوردار بوده و لازم می آید تا بررسی ها و مطالعات دقیق کارشناسی بر پایه دیدی آینده نگرانه صورت پذیرد .
برای رسیدن به این هدف و پاسخ به سوالات متعددی که پیش از آغاز هر پروژه در ذهن مدیران و مجریان نقش می بندد و جهت جلوگیری از سوء تفاهم و برداشت های اشتباه از نیازهای سازمان و دست یابی به یک خط مشی مشخص و عملی برای پروژه ، لازم است تا سازمان اقدام به تهیه یک سند اطلاعاتی به نام RFP نماید.
به دیگر سخن اینکه ، با تنظیم RFP سازمان ، تعریف درستی از نیازها و برنامه های آتی آن صورت می پذیرد و ارائه مکتوب آن به شرکت های خدمات دهنده موجب می گردد تا پیشنهادها متناسب با امکانات و نیازهای سازمان تهیه و ارائه گردد و با اجرای این فرایند راهی برای سفارشی سازی پیشنهاد های ارائه شده برای یک پروژه خاص باز خواهد شد تا از تشتت فکری و برداشت های اشتباه از امکانات و نیازهای سازمان جلوگیری گردد .
RFP یا درخواست طرح پیشنهادی خلاصه ای از عبارت سه کلمه ای Request for Proposal می باشد . RFP ابزاری استاندارد برای دریافت خدمات است که توسط سازمان تهیه شده و به عرضه کنندگان این خدمات ارائه می گردد که پس از پایان مذاکرات و توافقات ، ممکن است حتی به عنوان بخشی از اسناد قرارداد مورد استفاده قرار گیرد . در واقع تهیه RFPروش رسمی شرح تعریف یک پروژه می باشد که به شرکت های پیمانکار کمک می کند طرح خود را تهیه و پاسخ لازم را ارائه نمایند .
RFP چیست؟
از RFP در یکی از موارد زیر استفاده می گردد :
بایستی برای ارزیابی و انتخاب یک ارائه کننده خدمات ، فرآیندی کارشناسی ، منصفانه و رقابتی صورت پذیرد .
برای تامین نیازمندیهای سازمان ، لازم است تا پاسخ های متناسب با شرایط و امکانات دریافت نماییم ، نه راه حل های آماده
برای اجرای پروژه لازم است تا برون سپاری صورت پذیرفته و تعامل مداومی با شرکت ارائه کننده خدمات به وجود آید .
تهیه RFP چه مزیت هایی را برای یک سازمان به ارمغان می آورد ؟
شناسایی بهتر نیازمندیهای واقعی سازمان
جمع آوری اطلاعات دقیق و کارشناسانه و کمک به برنامه ریزی و تصمیم گیری آگاهانه
دستیابی به تخمین واقعی از مدت زمان و هزینه لازم برای اجرای پروژه
فراهم آمدن امکان مقایسه بین شرکت های ارائه کننده خدمات مشابه
کمک به تنظیم دقیقتر قرارداد
دریافت پیشنهاد های تکمیلی و راه حلهای جدید برای اجرای بهتر پروژه
برای تهیه RFP مراحل اجرایی زیر می بایست پیگیری شود :
شناخت نیازمندیهای پروژه
تهیه و تنظیم RFP
ارسال RFP برای شرکت های واجد شرایط
برپایی جلسات پرسش و پاسخ
دریافت پیشنهادات از شرکت ها
ارائه مشاوره در تنظیم RFP سازمان شما :
نوشتن RFP برای ساخت یک پل و یا نصب شبکه ، کاملا با RFP های پروژه های تحت وب تفاوت دارد . مطلوب ترین حالت برای شرکتها ، سازمانها و صنایع ، یافتن یک مشاور کارکشته در زمینه وب و اینترنت است تا قبل از نوشتن RFP ، تصویر واضحی از پیامدهای پروژه به وجود آورد . در اختیار داشتن یک مشاور زبردست ، موجب نوشته شدن یک RFP عالی می شود که در نهایت باعث تسهیل در روند اجرای پروژه خواهد شد و احتمال شکست پروژه را تا حد زیادی کاهش می دهد .
شرکت داده ورزان مشاور و تنظیم کننده RFP شما به صورت رایگان :
شرکت داده ورزان که هم اکنون به عنوان مشاور و ناظر پروژه های تحت وب با سازمانها و ارگانهای مختلفی همکاری می نماید ، آمادگی دارد تا با امکان سنجی و برگزاری جلسات مشاوره با مدیران شرکتها ، سازمانها و صنایع ، RFP شما را به صورت رایگان تنظیم نموده تا بتوانید به بهترین ثمر ، از اجرای پروژه منظور نظرتان دست یابید . همچنین این شرکت آمادگی دارد تا در تمامی مراحل ، اعم از تنظیم RFP ، معرفی شرکتهای توانمند در اجرای پروژه ، انتخاب بهترین پروپزال از بین پیشنهادات رسیده و نظارت بر حسن اجرای پروژه دوشادوش شما بوده و سایه به سایه با پروژه شما همراهی نماید .
