چگونه تجربه بهتری از کنفرانس‌های وب داشته باشیم؟

چهارشنبه 17 اسفند 1390

آیا تا به حال ارائه کنفرانس وب داشته اید؟! Gary Marshall، باما در رابطه با چگونگی ارائه بهتر کنفرانس‌هاو رعایت اصولی که منتج به موفقیت آمیز بودن نتیجه ارائه شما در کنفرانس می‌شود به گفتگو نشسته است.

ارائه کنفرانس وب

زمان‌های خاصی برای کنفرانس‌های متعدد توسط شرکت‌های بزرگ به عنوان زمان‌های استاندارد در نظر گرفته می‌شود . نتایجی که ارائه کنفرانس‌ها در بر دارد همه ما را بر آن می‌دارد تا به اهمیت آن توجه داشته و هم برای ارائه دهندگان و هم برای مستمعین دارای نتایج زایدالوصفی باشد. در ادامه به مواردی که لازم است برای حضور در کنفرانس‌ها توجه داشته باشیم، اشاره شده است.

 

1: تکلیف خود را انجام دهید

هرچه یک کنفرانس بزرگ‌تر باشد برنامه ریزی قبل از آن از اهمیت بیشتری برخوردار است . در کنفرانس‌های بزرگ اتفاق‌های بسیار زیادی رخ می‌دهد که بیشتر آنان ممکن است از سمع و نظر شما دور بماند. از این رو اغلب برگزار کنندگان این مراسم‌ها قبل از اجرا به انتشار جزییات نحوه برگزاری، زمان اجرای کارگاه‌ها و دیگر موارد مهم می‌پردازند. اطلاع از زمان سخنرانی افراد مختلف نیز یکی دیگر موارد مهمی است که در این گونه اطلاعیه‌ها درج می‌گردد . در اختیار داشتن این گونه اطلاعات برای ما بسیار حائز اهمیت است.

2: شما سرعت نور ندارید

ارائه کنفرانس وب

سیاره ناهید ممکن است از آنچه در نقشه‌های آنلاین مشاهده می‌کنید ، بزرگ‌تر باشد. اما بدون شک همین طور است. مرکز کنفرانس SXSW، نیز مساحت زیادی دارد. یک مهمان ممکن است در راهروهای تو در توی آن گم شده و به سادگی از کارگاه مورد نظر خود باز بماند .زمان در این جا برای شما اهمیت بسیار زیادی دارد. در این جا از فاصله بین سمینار A تا کارگاه B با زمانی در حدود دو برابر از آنچه در تصور شما بوده است ، طی کنید . همان‌طور که بیان شد ، برخی از کنفرانس‌ها در ابعاد بسیار بزرگ برگزار می‌شوند، از این رو صف‌های طویلی برای دریافت اطلاعات و یا حتی غذا، قهوه و خوراکی در آن‌ها تشکیل می‌شود . لذا لازم است نیازهای خود را از قبل تأمین کرده، تا از این حیث نگرانی نداشته باشید و احساس گرسنگی مانع حضور مفید شما در کنفرانس نشود.

3: منتظر غیر منتظره‌ها باشید.

برنامه ریزی فشرده معمولاً فرصت‌های زیادی برای شما به وجود می‌آورد، که در زمانی کم باید از آن‌ها بهره گیری کنید. در کنفرانس‌های وب یکی از ارزشمندترین این فرصت‌ها رویارویی با کارشناسان و خبرگان این حوزه است که شما به مدت‌های زیادی علاقه ملاقات آن‌ها را داشته‌اید. تلاش کنید از این لحظات به بهترین نحو استفاده کنید .

4: اجتماعی باشید

ارائه کنفرانس وب

کنفرانس‌های وب بدون شک یکی از رخدادهای اجتماعی مهم برای شما هستند. بدون استفاده از کمک رسانه‌های اجتماعی ، سررشته داستان از دست شما خارج خواهد شد. این فقط به معنای استفاده از توییتر و سرگرم کردن همراهان و شرکت کنندگان در کنفرانس‌ها با استفاده از پیام‌های ارسالی نیست .قبل از بستن بار سفر خود برای کنفرانس لازم است ، استفاده از رسانه اجتماعی را در نظر داشته باشید. افرادی که در این کنفرانس‌ها ملاقات می‌کنید فقط فرصت آشنایی کوتاه و احوال پرسی مختصری با آنان دارید، این آشنایی منتج به نتایج دلخواه شما نخواهد شد . از این رو استفاده از رسانه‌های اجتماعی همچون توییتر، فیس بوک، وبلاگ‌ها و دیگر مراجع قابل استفاده همچون سایت‌هایی مثل Lanyrd، فضای گفتگو برای شما باز کرده و به سادگی می‌توانید آنچه را از دیگران می‌خواهید ، بدانید. در صورتی که مایلید با متخصصین و کارشناسان خبره‌ای که در کنفرانس حضور یافته‌اند، ملاقات داشته باشید، ارتباط از طریق این رسانه‌ها قبل از دیدار بسیار مهم است . با استفاده از Lanyrd می‌توانید بفهمید که چه کسانی در کنفرانسی خاص حضور یافته‌اند و سپس به واسطه این اطلاعات ملاقات‌های لازم با آنان را ترتیب دهید.

5: اجتماعی بمانید

همیشه اخبار و اطلاعاتی که توسط رسانه‌های اجتماعی منتشر می‌شوند را دنبال کنید. بسیاری از افراد اطلاعات لحظه‌ای خود را در این رسانه‌ها منتشر می‌کنند . وبلاگ سخنگویان کنفرانس را مطالعه کنید، از نظرات و پیش زمینه‌های ذهنی آنان اطلاع داشته باشید تا در صورت نیاز به مقالات با آن‌ها ، به سرعت با آن‌ها وارد گفتگو شوید.

6: کارت ویزیت خود را فراموش نکنید

کارت‌های ویزیت از اقلام بسیار ضروری هستند، به اشتراک گذاشتن اطلاعات از طریق آن‌ها بسیار ساده‌تر از استفاده از تلفن‌های هوشمند خواهد بود. در این رابطه معمولاً راهکارهایی با تلنولوژی بالا به کار ما نمی‌آید . علاوه بر این ، بدون نیاز به جلب توجه مخاطبین به سادگی و سهولت فراوان قابل انتقال و رد و بدل هستند. عکس دار بودن این کارت‌ها باعث به خاطر آوردن سریع‌تر افرادی است که با آن‌ها در ارتباط بوده‌اید

7: تدارکات را فراموش نکنید

اگرچه کنفرانس در خیابان کناری منزل شما برگزار می‌شود و یا مجبورید برای این کنفرانس به نیوزیلند سفر کنید ، لازم است که وسایل ضروری را همیشه به همراه داشته باشید. رزرو اولیه هتل مهم است .رزرو بلیط پرواز در دقیقه آخر نتایج مناسبی برای شما در پی نخواهد داشت. در مورد سیستم حمل و نقل، محل برگزاری کنفرانس، اطلاع داشته باشید. کنفرانس‌های بزرگ جمعیت‌های بزرگی را نیز به سوی خود می‌کشاند. در نظر داشته باشید که ممکن است در آخرین لحظه و در زمان نیاز به تاکسی ، مجبور به پیاده روی بلند مدت شده و از کنفرانس جا بمانید .

8: در سفر کاغذی بیندیشید

اوراق و اسناد مهم سفر، همچون اسناد رزرو پرواز ، هتل و ... را بر روی کاغذ داشته باشید. ذخیره آن‌ها بر روی تلفن همراه ایده خوبی است اما در صورتی که موبایل خود را گم کنید ، چه خواهید کرد؟! آدرس دقیق محل حضور خود را بدانید. دانستن یک نام تنها کفایت نمی‌کند. چرا که این نام ممکن است در صد جای شهر ، استفاده شده باشد.

9: پیشامدهای غیر منتظره را در نظر بگیرید

شما ممکن است در سفر خود نیاز به طی کردن راه زیادی به صورت پیاده داشته باشید. ممکن است فضای گرم اتاق تبدیل به یخچالی غیر قابل تحمل شود و یا شما مجبور به گذر زمان در فضایی غیر قابل تصور شوید . از این رو لازم است لباس های متفاوتی را همراه داشته و کفش های خوب به پا کنید.

10 : ابزارهای مناسب را به همراه خور ببرید

دوربین‌های عکاسی خبرنگاری در کنفرانس‌ها بیشتر از دوربین‌های دیجیتال SLR به کار شما می‌آید. نوت بوک ها، mac بوک ها ، قابلیت حمل ساده‌تری نسبت به دوربین‌ها دارند . در صورت نیاز به داشتن اتصال به اینترنت dongle در نظر داشته باشید، چرا که کنفرانس‌هایی که از Wi-Fi استفاده می‌کنند و حجم انبوه وسیعی از مخاطبین را در خود جای داده‌اند ، برای عدم توانایی‌شان در برقراری اتصال به دلیل وجود جمعیت زیاد مشهورند. به علاوه این که از یک تکه کاغذ و قلم به بهترین شکل استفاده کنید. نوت بوک ها نیز ابزارهای خوبی هستند و شما را در جمع آوری اطلاعات یاری می‌کنند. البته در صورتی که شارژ باطری را به همراه داشته باشند.

11: قوانین را بشناسید

فیلم گرفتن از سخنگوی کنفرانس به همین سادگی که شما فکر می‌کنید ،نیست. قبل از انجام این کار مجوز لازم را کسب کرده باشید. در برخی از موارد نیز حتی عکاسی نیز نیاز به اجازه دارد . از این رو اگر در شک قرار دارید ، قبل از انجام کار از مسئولان بپرسید

12: توجهات را پاسخگو باشید

به خاطر داشته باشید که در برخورد با افراد جدید و در معرفی خود از بالا و پایین بردن تن صدا به خوبی بهره گیری کنید. در صورتی که توجه کسی به شما جلب شد، پاسخگوی خوبی برای او باشید. سندرومی در اغلب افراد وجود دارد که زمانی که مایلند در ایجاد ارتباط کاری و اطلاعاتی با دیگران باشند، به گردش مداوم چشمان خود بر روی جمعیت پرداخته تا فرد مورد نظر را شناسایی کنند و در فرصت مناسب به برقراری ارتباط با او پرداخته و اطلاعات لازم را رد و بدل کنند. و یا از تجربیات یکدیگر به بهترین شکل استفاده نمایند.

 


حسن چلونگر
 
تعداد مقالات 243 عدد
       
کپی رایت